Beskrivning av handlingars offentlighet

Beskrivning av handlingars offentlighet

Enligt 28 § i informationshanteringslagen (906/2019) ska en informationshanteringsenhet upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar. Syftet med beskrivningen är att genomföra offentlighetsprincipen. Den benämns som ”beskrivning av handlingars offentlighet” och skall finnas tillgänglig på enhetens hemsidor.

Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser (lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), 13 §). Myndigheten är skyldig att bistå den som begär en handling vid individualiseringen av den.

En del av informationen inom Yrkeshögskolan Novia är enligt offentlighetslagen (621/1999, 24§) samt andra lagar och förordningar sekretessbelagd. Handlingar som berör enskilda personer ges huvudsakligen bara till personerna själva. Om man begär ut information om andra personer bör man meddela enligt viken lag man har rätt att få tillgång till uppgifterna.

Ärenderegister

Novia har ett ärendehanteringssystem där man kan följa med i vilket skede olika ärenden befinner sig i för tillfället. Man kan dessutom hitta alla handlingar som hänför sig till ett ärende i systemet. På detta sätt kommer Novia att uppfylla lagens krav på offentlighet och garantera att informationen hittas.

Det finns inget öppet gränssnitt till ärenderegistret. Med ett öppet tekniskt gränssnitt menas en kommunikationsmetod som är möjlig att använda för personer eller IT-system utanför Novia.

Informationslager och deras användningsändamål

Med informationslager avses de helheter av information som behövs för att Novia skall kunna utföra sina lagstadgade uppgifter. För varje informationslager finns en beskrivning av användningsändamål, de mest centrala IT-systemen samt exempel på sökkriterier.

Det finns inga öppna tekniska gränssnitt till något av informationslagren.

Förvaltning

  • Användningsändamål: Styrning av förvaltning, beslutsfattande och ledning, juridiska frågor, kvalitetsledning
  • IT-system: Ärendehanteringssystem, Novias kvalitetsledningssystem på Novias intranät
  • Sökmöjligheter: Ärendets eller beslutets rubrikuppgifter, organets namn eller mötesärendets rubrik, kvalitetsdokumentets rubrik, olika datum

Personal

  • Användningsändamål: Rekrytering, personalärenden, arbetarskydd och välmående i arbetet
  • IT-system: Ärendehanteringssystem, HR-system, Rekryteringssystem, Arbetarskyddssystem
  • Sökmöjligheter: Personens namn eller socialskyddsignum, Ärendets eller beslutens rubrikuppgifter, organets namn eller mötesärendets rubrik, befattning, olika datum

Ekonomi

  • Användningsändamål: Planering och uppföljning av ekonomi, bokföring, försäljning och inköp av varor och tjänster
  • IT-system: Ekonomisystem, Betalningssystem, CRM system, Reseadministrationssystem
  • Sökmöjligheter: Fakturanummer, ordernummer, leverantörsnamn, kundnamn, kostnadsställe, olika datum

Internationell verksamhet

  • Användningsändamål: Deltagande i internationell verksamhet
  • IT-system: Studerandesystem, Utbytesstuderandesystem
  • Sökmöjligheter: Utbytesprogram, land, ort, utbildningsområde, personuppgifter  

lnformationshantering och kommunikation

  • Användningsändamål: Planering, underhåll och utveckling av Novias datatekniska infrastruktur, administration av olika användaruppgifter och rättigheter, datasäkerhet; Planering, utvecklande samt förverkligande av både intern och extern kommunikation, Hantering av  kontakter med Novias samarbetspartners
  • IT-system: Help Desk system, system för användar- och rättighetsadministration; CRM system, system för publicering av information på Novias hemsidor, Intranet samt sociala plattformar
  • Sökmöjligheter: Namn, e-postadress, incidentens nummer; Namn på samarbetspartner, rubrik på artikel, olika datum

Fastighets- och utrymmesförvaltning

  • Användningsändamål: Användning, underhåll och tjänster som berör fastigheter; kameraövervakning, administration av nycklar och rättigheter till dörrar, ritningar
  • IT-system: Olika fastighetsstyrningssystem och kameraövervakningssystem, ritprogram (CAD)
  • Sökmöjligheter: Adress, byggnad, våning, dörr, tidpunkt

Undervisnings- och studerandetjänster

  • Användningsändamål: Antagning av studerande, hantering av studie- och kursuppgifter samt examen- och kursintyg, planering och ordnande av utbildning
  • IT-system: Studerandesystem, system för kursplaner, system för kursanmälan, ärendehanteringssystem
  • Sökmöjligheter: Namn på studerande, namn på kurs, namn på kursansvarig, Ärendets eller beslutets rubrikuppgifter, olika datum

Forskning, utveckling och innovation

  • Användningsändamål: Planering, organisering och genomförande av FUI projekt
  • IT-system: Forskningsprojektsystem, Ekonomisystem, Ärendehanteringssystem
  • Sökmöjligheter: Ansvarig forskare, projektchef, samarbetspartner, ärendets eller beslutens rubrikuppgifter, olika datum

Begäran om utlämnande av information

För att få ut en handling eller en del av en handling bör man göra en begäran om utlämnande av information till Novia. Berätta i begäran så noggrant som möjligt viken information du önskar och vilka handlingar begäran gäller. Beskriv också i vilket format du önskar få handlingarna levererade.

Begäran skickas till Novias registrator antingen per epost till adressen registrator@novia.fi eller per post till adressen Yrkeshögskolan Novia, Registrator, Wolffskavägen 31, 65200 Vasa.

Svar på begäran fås så snabbt det är möjligt, dock senast inom 2 veckor. Om begäran berör större mängder handlingar eller delvist sekretessbelagda handlingar ges svar senast inom en månad. Utlämning av uppgifter som enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), är klassificerade som sekretessbelagda lämnas inte ut.