Fastigheternas personregister

1. Personuppgiftsansvarig

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi / Yrkeshögskolan Novia
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Växel (06) 328 5000
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

2. Kontaktperson för registret

Tommy Nyman
Fastighets- och säkerhetschef
Henriksgatan 7
20500 Åbo
Tfn +358 44 762 3228
E-post: tommy.nyman@novia.fi

3. Registrets namn

Fastigheternas personregister

4. Laglig/rättslig grund för behandling av personuppgifter

Den lagliga grunden för upprätthållande av personregister över användarna av högskolans nycklar, lås och tillstånd gällande bilparkering utgår från avtal medan högskolans användning av övervakningskameror och den registrering som sker via dem baseras på berättigat intresse.

5. Registrets datainnehåll

Registret består av ett antal delar beskrivna under punkterna A-I.

  • A: Yrkeshögskolan Novias mekaniska nyckelregister Abloy Campus Raseborg
    Mekaniska Abloy nyckeln lagrar inte den enskilde användarens användning.

    Information om vem som har vilken nyckel och till vilka lås nykeln går kan man få via nyckelprogrammet som handhas av Kustfast, Stiftelsen för utbildningsfastigheter i kustregionen. Studiesekreteraren på campus har en förteckning över nycklarna till fastigheten på Raseborgsvägen 9.  
  • B: Yrkeshögskolan Novias nyckelregister (mekaniska Aboly och HID) Campus Åbo

    Mekaniska Abloy nyckeln och flexim HID-nyckeln lagrar inte den enskilde användarens användning. Information om vem som har vilken nyckel och till vilka lås den går kan man få via nyckelprogrammet som handhas av Åbo Akademi, Tavastgatan 13.

    Institutionsassistenten på campus Åbo har en förteckning över nycklarna till fastigheten på Henriksgatan 7.
  • C: Yrkeshögskolan Novias elektroniska nyckelregister (Paradox) Campus Raseborg

    Elektroniska nyckeln Paradox lagrar den enskilde användarens användning samt tid och datum. Information om vem som har vilken nyckel och till vilka lås den går kan man få via den elektroniska- nyckelprogrammet som handhas av Kustfast, Stiftelsen för utbildningsfastigheter i kustregionen. Studiesekreteraren på campus har en förteckning över nycklarna till fastigheten på Raseborgsvägen 9.     
  • D: Yrkeshögskolan Novias mekaniska Abloy nyckelregister Campus Åbo

    Mekaniska Abloy nyckeln lagrar inte den enskilde användarens användning. Information om vem har vilken nyckel och till vilka lås den går så kan man få via Abloys nyckelschema som förvaras vid Åbo Akademi, Tavastgatan 13.

    Fastighetsassistenten på campus har en förteckning i pappersformat och Excell tabell om kvitteringar angående nycklarna till fastigheten Henriksgatan 7.
  • E: Yrkeshögskolan Novias lagrande kameraövervakning för Campus Vasa Wolffskavägen 31 Alere. Kameraövervakningsprogram: Avigilon

    Data från kameraövervakning lagras kontinuerligt. Information som registreras är övervakningen av området och personer. Förutom detta lagras även datum och tid.

    Personernas  röstkommunikation lagras inte.
  • F: Yrkeshögskolan Novias bilregister för Campus Raseborg 

    Bilregisternummerförteckning som förvaras i enskild pärm. Bilregisternummer lagras för de som har ansökt om rätt att använda fastighetens parkeringsområde. Information om vem har rättighet till parkerigen, datum, registernummer, namn, telefonummer och e-post adress.
  • G: Yrkeshögskolan Novias passagekontrollsystem register för Campus Vasa Wolffskavägen 31 Dataprogrammet är Esmikko passagekontrollsystem: EsmikkoClient (ESMIKKO4).

    Esmikko passagekontrollsystem lagrar alla inkommande användare till fastigheten och mellandörrarna. Man kan avläsa information om detta i efterhand. Information om vem har vilken passagekontrollknapp och till vilka lås, får man via programmets register.

    Förutom denna information lagras även datum, tid och dörrposition i programet Esmikko Client. Därtill information om vem har gett ut passagekontrollknappen, vem som gjort förändringar eller delat ut rättigheter.
  • H: Yrkeshögskolan Novias iLOQ nyckelregister Campus Vasa Wolffskavägen 31 Alere

    iLOQ nyckelprogrammet är: iLOQ S10 Manager. iLOQ lagrar senaste 100 användarna/ lås. Informationen kan avläsas med ett separat verktyg. Information om vem har vilken nyckel och till vilka lås den går kan man få via nyckelprogrammets register. Förutom denna information lagras även datum och tid i nyckelprogramet iLOQ s10 Manager och därtill information om vem som har gett ut en nyckel, förändrigar gällande vem som har nycklar eller information om förändrade rättigheter.
  • I: Campus Vasa bandande kameraövervakningssystem

    Systemet övervakar den personliga säkerheten, egendom och säkerställer att situationer som hotar den personliga säkerheten eller egendomen kan hanteras och / eller redas upp i efterhand (§ 16 i lag 759/2004, lag om skydd för privatlivets fred i arbetslivet).

    Det primära syftet med övervakningen är att förebygga brott. Målet är också att säkerställa säkerheten för studerande, personal och gäster samt garantera rättssäkerheten.

    Registerdata används för att undersöka brottslighet och olycksfall samt, vid behov, identifiera personer som rört sig i högskolans utrymmen.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

A-I: Yrkeshögskolan Novias personal, studerande, gäster, interna och externa partner.

7. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

  • A-D: Registrets data förvaras ett (1) år efter att den anställde har avsluta sitt arbetsförhållande, efter detta raderas uppgifterna.
  • E: Registret data förvaras i 14 dygn varefter uppgifterna förfaller och ny data registreras vartefter.
  • F: Data förvaras ett (1) år efter personen avslutat arbetsförhållandet.
  • G: Data förvaras av 12 månader/användare/lås i dataprogrammet varefter uppgifterna förfaller och ny data registreras vartefter.
  • H: Registrets data förvaras av 100 användare/ lås samt i dataprogramet ett (1) år efter att personens anstälning har avslutats. Efter detta raderas uppgifterna.
  • I: Beroende på inspelarens kapacitet sparas data i registret i högst 30 dagar, om det inte finns någon särskild anledning att behålla informationen under en längre tid utgående från syftet med kameraövervakningen. Data raderas automatiskt genom att lagra ny information på gammal data. För att komma åt data bläddrar man bland information på hårddisken.

8. Regelmässigt utelämnande av uppgifter

A-H: Registerdata lämnas endast ut till polisen eller någon annan behörig myndighet vid uttrycklig tillämpning av lagen. En skriftligen begäran av att få ta del av personuppgifter som ingår i registret bör framläggas.

I: När det gäller misstanke om brott kan uppgifter som erhållits från övervakningskameror lämnas ut till en förundersökande myndighet som utför en förundersökning eller polisundersökning. Övervakningskamerorna kan endast ses av fastighetschef och campus Vasas vaktmästare. Arbetarskyddschefen fattar beslut om att visa/ge över bilder.

9. Översändelse av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs inte

10 A. Principerna för skyddet av registret

Manuellt material                       X
ADB-register                               X

10B. Beskrivning av skyddet av registret

  • A: Användning och lagringen förvaras inlåsta och lösenordskyddad på hårddisk. Tillstånd definieras och begränsas endast åt vissa personer, campus Raseborgs studiesekreterare,  och då hen är frånvarande ersättare prefekt eller fastighets- och säkerhetschef.
  • B: Användning och lagringen hålls inlåsta och lösenordskyddad på hårddisken. Tillstånd definieras och begränsas endast åt vissa personer, campus Åbos fastighetsassistent,  och då hen är frånvarande ersättare prefekt eller fastighets- och säkerhetschef.
  • C: Användning och lagringen hålls inlåsta och lösenordskyddad på hårddisken. Tillstånd definieras och begränsas endast åt vissa personer, campus Raseborgs studiesekreterare,  och då hen är frånvarande ersättare prefekt eller fastighets- och säkerhetschef.
  • D: Användning och lagringen hålls inlåsta och lösenordskyddad på hårddisken. Tillstånd definieras och begränsas endast åt vissa personer, campus Åbos enhetsassistent,  och då hen är frånvarande ersättare prefekt eller fastighets- och säkerhetschef.
  • E: Inspelning och lagringen hålls inlåsta och lösenordsskyddad för varje person skilt på hårddisk. Tillstånd definieras och begränsas endast åt vissa personer. Novias fastighets- och säkerhetschef och då hen är frånvarande hens ersättare.
  • F: Manuellt: Användning och lagringen hålls inlåsta i ett låsbart skåp och används inte via datamaskin. Tillstånd definieras och begränsas endast åt vissa personer, campus Raseborgs studiesekreterare, och då hen är frånvarande ersättare campus Raseborgs prefekt.
  • G: Användning och lagringen hålls inlåsta och lösenordsskyddad för varje användare skilt på hårddisk. Tillstånd definieras och begränsas endast åt vissa personer. Novias fastighets- och säkerhetschef och då hen är frånvarande hens ersättare.
  • H: Användning och lagringen hålls inlåsta och lösenordsskyddad för varje person skilt på hårddisk. Tillstånd definieras och begränsas endast åt vissa personer. Novias fastighets- och säkerhetschef och då hen är frånvarande hens ersättare.
  • I: ADB-register: I digital form är registret skyddat med lösenord.

11. Granskningsrätt

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

12. Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

-

14. Dataskyddsansvarigs kontaktuppgifter

Anna-Maria Nordman, anna-maria.nordman@abo.fi, +358 40 059 4894

 


 

Godkänd 6.10.2020