Ekonomiservice personregister

1. Personuppgiftsansvarig

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi / Yrkeshögskolan Novia
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Växel (06) 328 5000
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

2. Kontaktperson för registret

Siv Lindblom, löneräknare
Raseborgsvägen 9
10600 Ekenäs
Tfn: +358 50 560 1507
E-post: siv.lindholm@novia.fi

Gunilla Högberg, löneräknare
Raseborgsvägen 9
10600 Ekenäs
Tfn: +358 19 224 8125
E-post: gunilla.hogberg@novia.fi

3. Registrets namn

Ekonomiservice personregister

4. Laglig/rättslig grund för behandling av personuppgifter

Utbetalning av lön och arvoden, reseräkningar, mottagning/inmatning av löneräkningsuppgifter. Inmatning av lön- och anställningsuppgifter, registrering av semesterdagar/semesterbokföring, upprätthållande, uppföljning och statistik, samt rapportering/anmälan av lagstadgade uppgifter.

5. Registrets datainnehåll

Registret innehåller uppgifter om personer i anställningsförhållande i Yrkeshögskolan Novia:
löntagare, mottagare av arvoden.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Den anställda själv:

  • Personuppgifter (på blankett)
  • Skattekort i original (då anställningen börjar under skatteåret)
  • Fullmakt till fackförbund (på blankett)
  • Timredovisning (på blankett)
  • Reseräkning (på blankett)

HR-planeraren

  • Kopia på arbetsavtal
  • Kopia på beslutet om erfarenhetstillägg/årsbundet tillägg

 

Enheternas enhetsassistenter

  • Kopia på arbetsavtal
  • Källskattekort

 

Uppgifter som plockas från HR-programmet och matas manuellt in i Sonet löneprogram

  • Anställningsdokument
  • Timrapporter
  • Arbetstidsplaner
  • Anhållan om nedsatt arbetstid
  • Anhållan semesterpremie i ledig tid
  • Olika avlönade och oavlönade frånvaroanhållan, (sjukledighet, tjänstledighet, semester, lagstadgade ledigheter mm.)
  • Adressförändringar

 

Skattemyndigheten

  • Uppgifter om skatteprocenter begärs i december för alla anställda med ett ikraftvarande anställningsförhållande per 01.01.xxxx (elektronisk överföring)

 

7. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

-

8. Regelmässigt utelämnande av uppgifter

Redovisningar

  • Månatliga redovisningar till pensionsförbund
  • Månads- & årsanmälan till skattemyndighet
  • Månads- & kvartalsredovisningar av fackavgifter till fackförbund
  • Direktöverföring av skattekort från skattemyndigheten

 

Övriga lagstadgade redovisningar

  • Löneanmälan till Folksam skadeförsäkring
  • Arbetslöshetsförsäkringsfonden TVR
  • Löneutbetalnings uppgifter till banker

 

Sonet bokföringsprogram

  • Bokförings löneverifikat, reseräkningsverifikat och semesterreserveringsverifikat per månad 

 

Statistiker

  • September lönestatistik till EK
  • Kvartalsstatistik för arbetskraftskostnader till Statistikcentralen
  • Enkät om arbetsställestruktur och personal till Statistikcentralen

 

Löneräknarna

  • 2 personer och HR-planeraren har tillgång till person- och anställningsuppgifter samt löneuppgifter.

 

9. Översändelse av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs inte

 

10 A. Principerna för skyddet av registret

Manuellt material                       X
ADB-register                               X

 

10B. Beskrivning av skyddet av registret

Manuellt material:

Ekonomiservicepersonalen har egna låsta arbetsrum. I varje arbetsrum finns låsbara skåp vari förvaras aktuellt årsmaterial gällande löneadministration samt ett mellanarkiv dit endast ekonomiservicepersonlen har nyckel. Slutarkivet är ett låst utrymme och nyckeln finns i mellanarkivet.

 

ADB-register:

  • Kräver inloggning
  • Löneräknarna har följande rättigheter: läs, skriv, korrigering, radering
  • HR-planeraren har följande rättighet: läs
  • Systemansvarig - en person (ICT-service)

 

11. Granskningsrätt

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

12. Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för detta.

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

-

14. Dataskyddsansvarigs kontaktuppgifter

Anna-Maria Nordman, anna-maria.nordman@abo.fi, +358 40 059 4894

 


 

Godkänd 1.6.2018